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办公自动化系统消除信息孤岛 整合各大系统间信息资源

作者:admin发表时间:2017-01-10 15:59:30点击:

    办公自动化系统发展到现在,整合性越来越被强调。这与当前企业信息化建设发展到一定阶段有关。不少企业同时引进多个信息系统,却无法有效整合,造成了信息孤岛。
    一、什么是信息孤岛
    信息孤岛是指相互之间在功能上不关联互助、信息不共享互换以及信息与业务流程和应用相互脱节的计算机应用系统。在整个信息技术产业飞速发展过程中,企业的IT应用也伴随着技术的发展而前进。但与企业的其它变革明显不同的是,IT应用的变化速度更快,也就是说,企业进行的每一次局部的IT应用都可能与以前的应用不配套,也可能与以后的“更高级”的应用不兼容。因此,从产业发展的角度来看,信息孤岛的产生有着一定的必然性。
                      oa系统数据整合

    二、信息孤岛产生原因
    信息孤岛产生原因主要包括以下方面,分别是:信息化发展的阶段性、认识误区、需求不到位、标准不统一以及管理体制问题。其中缺乏信息需求动力是信息孤岛现象出现的重要原因。
    信息资源是为了服务企业管理者的决策行为,支持普通员工的业务操作。当前企业信息化建设一方面缺乏对企业内部员工的信息需求的了解,另一方面企业员工还没有形成主动的信息需求意识,缺乏将自身的潜在需求转化为显性需求的动力。即使提出较明确信息需求,但由于信息共享度差,信息价值低,这种需求不能得到满足。
    三、如何解决信息孤岛问题
    1、数据层面的集成:共享或者合并来自于两个或更多应用的数据,具体包括数据共享,数据转化,数据迁移及数据复制等,这是实现信息共享最基本的需求,但仍涉及数据格式的转换、数据冗余以及完整性的保持等诸多难题。
    2、应用系统集成:使不同应用系统之间能够相互调用信息。这是很常用的数据整合。对于企事业解决信息孤岛问题意义非凡。
    怎样才能通过应用系统集成解决信息孤岛问题?相关人员如何在办公自动化系统中直接共享HR系统的组织结构和人员信息?如何在系统的审批单据中直接调用ERP的商品、物料和供应商信息?如何将系统中的审批完的报销单,直接传递到财务系统中生成财务凭条?这样的需求在企业内非常常见。
                                      oa系统数据整合

    通过办公自动化系统,用户可将第三方系统的数据按规则提取到审批单上,实现数据的读取;审批完成后,能够自动生成第三方系统的单据、凭证等信息,实现数据的写入;办公自动化系统能以报表的形式多维度展现第三方系统的数据,实现数据的统一展现;能够由第三方系统直接发起流程审批,实现流程的统一管理;办公自动化系统会自动进行系统间的数据处理,减少审核工作量,无需人工审核等等。
oa系统数据整合

    另外,办公自动化系统可将日常费用管理中的数据整合与U8 ERP系统,金蝶财务系统等进行相关的数据整合;将办公自动化系统中填报申请并最后审批通过的财务相关的费用报销单、差旅费报销单等相关数据按需求对应写到U8 ERP系统或者金蝶系统中相应的财务模块的记账凭证中去。
   将办公自动化系统的审批功能和财务业务数据管理功能充分有效的结合,可以很大程度的提高财务数据管理方面的工作效率。

    集成平台是可以适应于不同系统之间信息共享的通用工具,通过办公自动化系统的管理将企业的业务流程、公共数据、应用软件、硬件和各种标准联合起来,在不同企业应用系统之间实现无缝集成,使它们像一个整体一样进行业务处理和信息共享,实现企事业单位的需求。
    目前,消除信息孤岛已经成为办公自动化系统深化应用的重要标准。