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企业使用办公自动化系统有什么好处?

作者:admin发表时间:2017-01-11 14:51:24点击:

    很多企业因为存在的办公弊端,再加上信息建设的大势所趋,搭建了办公自动化系统,然而很多人并没有对企业自身的审视就上了一套办公软件,这是跟潮流还是真实的需求呢?
    一、传统办公模式弊端
    伴随着企业的不断发展,传统办公模式弊端越来越明显,主要突显为工作细化比较难,容易混乱并且员工之间、员工与领导之间的协同度比较差,效率比较低下;企业内部之间的沟通交流不顺畅,信息不能及时反馈导致商机的丢失;企业文档收集整理较难,文档丢失、失秘现象比较严重;多点办公、异地办公较难管理;通讯费用、办公耗材浪费严重,企业预算成本严重超额;人员冗杂,人为因素的干扰导致工作效率低,差错率高,企业管理成本高;办事层次较多,时间周期较长,执行效率低下、监督检查难等。
企业oa办公系统

    二、引进办公自动化系统的意义:
    众所周知,协同办公是利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。从最初以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天以运用网络和计算机为标志的现阶段,办公自动化系统对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

    1、有利于公司的健康发展和整体凝聚力提升,办公自动化系统是集团整体使用的,在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在,能够增加主人翁意识,促进集团品牌的提升。
    2、有利于公司各部门转变管理观念和工作模式,提高办事效率,克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法,是各部门权利与义务明确,方便公司领导监督与指导。
    3、有利于节约行政开支,节省人力、财力。同时,在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台,形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围,建立健全组织文化,实现真正的以人为本。
              企业oa办公系统

    二、办公自动化系统的显著优势:
    1、效率大大提高:
    由于当前办公系统的条件所限,目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速,应变能力较差。而采用办公自动化系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了政令推行的实效性,使工作效率得到极大提高。
    2、节约大量资源:
    首先是纸张的节约。现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件,办公用纸也是一笔不小的费用。引进办公自动化系统,一年至少可为公司节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为公司深入开展各项工作节约了宝贵的时间。
                     企业oa办公系统

    3、功能全面便捷:
    办公系统自动化可以作为一个借口,与其他应用系统进行集成,网站发布信息、文件归档工作等,都可利用系统中相关功能来处理,进行起来更加简捷方便、得心应手。
    4、利于文档整合:
    办公自动化系统的网络硬盘功能有助于集团各部门更好地收集和查看文档,同时我们可对文档进行筛选、分类、整理与归纳,存放在系统中,使之转换为集团工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享,进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。
    综上所述, 企业选择办公软件时不要随潮流,要根据企业自身具体情况做决定。而引入办公自动化系统,对于集团、企业实现办公先进性、快捷高效性、资源使用合理性、决策依据准确性、办公模式标准化、资源配置最优化、行政管理统一化等,具有极为重要的意义。