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嘉兴市索贝进出口有限公司

发表时间:2017-07-25 15:05:13

    一、企业介绍
    嘉兴市索贝进出口有限公司是一家跨境电商企业。公司以竹木家居用品和户外休闲家居用品为主营产品,组建了五种语言六个国家的销售团队,分别在德国和美国成立了SoBuy Commercial GmbH和HAOTIAN GROUP INC两个销售公司,并都建有物流发货仓库,以Ebay和Amazon为主要销售平台,在西欧和美国年销几十万件商品。
嘉兴市索贝进出口有限公司

    二、系统选型
    索贝之前一直在使用今目标,由于今目标在四月份开始实行收费,因此,索贝决定更换OA系统。经过评估与测试多家协同办公厂商,最终选择了系统功能齐全、开放性强、价格合理的协众OA办公系统。协众售前人员通过远程,演示讲解了系统的相关功能,并根据索贝内部办公需求制定好OA系统功能定制方案。
    三、系统使用情况
    索贝自3月份开始使用协众OA,大部分功能都在使用中。目前用户数60人,在系统中有用户使用手册和教学视频,可助员工早日熟悉系统的使用。
    四、项目实施
    1、资产管理
    索贝将公司内部办公资产分为电器、家具、公用设施等三大类统一在OA系统中管理,管理公司固定资产的登记、折旧、维护和查询,实现资产与使用部门的同步管理,并且通过批量导入整理好的固定资产excel表格,可减少录入人员的工作负担,也可将现有的固定资产按部门导出excel报表,为公司资产做有效保障。
嘉兴索贝协同办公平台-资产管理

    2、流程定制
    一个流程从发起到审批花费了多少时间,每个审批节点之间花费了多少时间,这个是索贝公司领导所关心的,为提高公司流程的办理效率,索贝通过OA功能定制,很好的解决了这一问题。
    (1)在工作流程的“办理时限管理”中,增加可设定“规范工时数“控件步骤,该规范工时数为流程步骤办理的标准时间,可以让员工的流程办理时间与标准的流程步骤办理时间进行对比,同时公司领导以规范工时数与绩效奖金相结合,鼓励了员工的流程办理积极性。
嘉兴索贝协同办公平台-流程定制
    (2)在“流程排名”功能中,新增“总规范工时时长”栏目,统计每个员工在某个时间段内所有由他办理流程步骤的总规范工时,并可导出Excel表格。
嘉兴索贝协同办公平台-流程定制
    (3)在工作流的“办理时限管理”中增加第四个功能:工时统计,以办理人员、流程编号/自定义标题、所属分类/所属流程、步骤名称、审批时间、规范工时为设置字段作为搜索条件,“规范工时“栏目可计算每个流程步骤节点的工时数,同时以小时做为规范工时时长的单位,并可导出Excel表格。

嘉兴索贝协同办公平台-流程定制
    该规范工时功能的定制,实现了流程的高效运转,员工上班第一件事就是打开OA,处理各种待办事件已经成为员工的工作习惯,同时可以看到自己审批的时间和标准时间相差多少,以激励自己及时完成公司业务的审批、办理、提升业务执行力,促进效率的大幅提升。

    3、对接考勤机
    索贝通过协众OA对接中控考勤机,考勤机内的数据通过接口每天自动传入到OA中,与审批后的加班、调休、出差、请假等流程数据汇总,生成最终的统计报表。同时员工能够实时查看本人的考勤情况,上级也能实时查看下级人员的考勤统计情况,发现考勤异常等问题可以及时沟通解决,这样就节省了人事部门的工作量,提升了工作精度。
嘉兴索贝协同办公平台-考勤管理

    4、库存管理
    索贝属于大型的跨境电商企业,涉及的各类目产品繁多,为此协众OA解决了这一难题。在库存管理中,仓库管理员拥有对所属仓库的管理权限,可对物品进行登记、盘点、调拨、修改信息等操作,以及对物品发起采购入库、销售出库的申请流程,审批结束后,流程表单数据流转回库存报表,对库存数量进行自动更新,协助索贝实时管理电商业务的库存状态,减少因库存数据错误产生的影响。
嘉兴索贝协同办公平台-库存管理

    5、行政办公
    该功能实现了索贝对内部办公用品、会议室、车辆等日常办公物资的集中管控,通过规范用户行为,加强资源整合力度,有效降低了企业日常办公中产生的成本。
    6、人事管理
    索贝公司在该功能中建立了公司员工详细的人事档案,包括劳动合同管理、个人奖惩、技能证书、人事调动、复职离职等具体信息,对公司人事进行全面管理。
    7、报表统计
    当流程审批完毕后,OA系统中请假流程的数据就会被系统记录下来,并按每个月份进行请假汇总生成报表并自动更新。人事部门每月生成一次数据报表,支持导出Excel文件,消除了相关人员的考勤异常,减轻了人事部门统计考勤的工作量。
嘉兴索贝协同办公平台-工作报表

    8、文档管理
    文档管理功能的使用,让索贝公司各部门之间共享文件进入了一切透明化共享模式,对于人员查看、编辑、下载、打印等权限都有严格的分配,可以最大限度的提高共享文件的安全性和机密性,真正意义上实现电子化管理公司文件和部门资料,节省大量的用纸成本。
    9、公告通知
    该模块主要用于索贝综合部发布通知、公告、重要指示等内容,可以保证发布范围内的每个人都可查看,也可以追溯到未查看人员,方便及时提醒其查看,使得公告的普及性提高。
嘉兴索贝协同办公平台-文档管理
    五、应用效果
    协众OA的成功上线,加速了嘉兴市索贝进出口有限公司在“协同+电商”模式中规模化发展的新生态。系统实现了索贝公司在业务各环节运作的电子化,通过规范工时的流程定制,让公司内部员工审批效率大幅度提升,各部门、人员通过电子流程进行协作,减少人为的冗余环节,促进科学的全局管控。
嘉兴索贝协同办公平台