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重庆市水利电力建筑勘测设计研究院海南分院

发表时间:2017-07-29 13:46:07

    一、研究院介绍
    重庆市水利电力建筑勘测设计研究院(简称重庆市水电设计院)是隶属于重庆市水利局的甲级勘测设计科研单位。1963年成立设计队,1985年成立重庆市水电设计院。2009年10月,与重庆市三峡水利电力建筑勘测设计研究院(甲级)和重庆市涪陵区水利电力建筑勘测设计院(甲级)合并,成立新的重庆市水利电力建筑勘测设计研究院。海南分院作为重庆市水利电力建筑勘测设计研究院分支机构于2015年1月成立,同年6月正式对外开展工作。
重庆市水利电力建筑勘测设计研究院海南分院
    二、OA选型
    在信息化普及的今天,海南分院领导层对内部现有的管理模式以及办公方式提出了更高的要求。领导层认为OA办公系统对于提升办公效率,强化内部沟通具有明显作用,因此决定在院内引入这一系统。经过为期两个月对协众OA的试用与测试,以及协众售前人员对系统详细的远程演示讲解,最终选定协众OA为海南分院内部协同办公平台,并成功达成合作。
    三、项目实施
    1、考勤排班
    根据海南分院的排班要求,协众OA设计了适合院内专用的排班管理模块,灵活的班次,实现有规律的电子化排班、调班设置,减轻人事部排班操作的工作量,员工也可在自己系统中查看到个人排班表。
重庆市水电设计院海南分院OA办公平台-考勤管理
(员工排班表)
重庆市水电设计院海南分院OA办公平台-考勤管理
(班次设置)
    2、流程管理
    海南分院将内部主要流程分为人事用表、行政用表、财务用表等三大类进行管理。对于资金审批、流转极为频繁的海南分院来说,财务审批是重中之重,每笔费用报销必须通过OA审批程序上报所属部门负责人、行政经理、会计、财务经理审核,经董事长审批后发放。这样流程审批速度得到了大幅度提高,也对流程实现了精细化管理。
重庆市水电设计院海南分院OA办公平台-流程管理
    3、内部通讯录      
    对于规模较分散的海南分院来说,内部通讯录功能很实用,该功能支持职位功能描述说明,可以让员工清楚地知道公司每一人员的工作分工和职责,并取得对方联系方式,直接给对方发送电子邮件。行政人员既无需单独制定、下发通讯录,也省去了常常更新的麻烦,便于内部协同办公。
    4、内部邮件
    内部邮件主要是海南分院发布院内的各类通知公告与每周的会议纪要,以及公司内部人员的邮件传输,快速直达,即发即收,使用时无需配置邮箱,新建用户后,员工即可收发邮件,提高了内部员工的沟通效率以及文档、资料的传输速度,保障企业内部邮件信息的安全性。
重庆市水电设计院海南分院OA办公平台-内部邮件
    5、监控管理
    海南分院针对内部邮件信息的高度安全保密性需要,启用了监控管理功能,领导层可查看系统内员工收件箱和发件箱的内部邮件情况,实现严格的信息管制。
重庆市水电设计院海南分院OA办公平台-监控管理
    6、人事管理
    可建立详细的电子化员工信息档案,以及对人事管理涉及的培训、奖惩、人事调动、离职复职、考勤、薪酬、员工生日等工作进行全面管理,并可在系统中导出、导入Excel格式的人员信息,让人事管理更加系统化、可视化、智能化。
    7、移动办公
    移动互联时代,海南分院积极部署移动端的信息化工作,协众办公APP提供了邮件、公告通知、内部新闻、通讯录、流程审批等功能模块,海南分院领导层和员工随时随地都可以通过手机实现对流程的办理,非常简单快捷,极大的提高了工作效率。
    四、应用效果
    协众协同办公系统上线运行,开启了重庆市水电设计院海南分院的协同办公之旅,为海南分院内部办公管理带来便捷高效的管理模式和先进的管理理念,规范了工作流程以及办理效率。同时,打造统一的移动办公平台,支持全员随时随地高效沟通与工作,强化了内部管理。

重庆市水电设计院海南分院OA办公平台