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oa软件功能介绍 采购oa软件的注意事项

作者:admin发表时间:2018-04-20 10:09:00点击:

    oa选型是企业采购oa软件必不可少的步骤,选择优秀的oa产品能够让企业事半功倍,提高办公效率;如果选到价高且不适用的oa产品,不仅浪费企业资源,还会让企业在信息化方面走上许多弯路。所以企业在进行oa软件选型需谨慎。本文对oa功能做了简单概括,并梳理了一下众多CIO的成功选型经验。
oa选型
    企业CIO在进行oa软件选型时,相信功能越多越好。有部分人则认为选oa系统就是选择功能不多且刚好公司当前都能用得上的就好,多了不划算。其实不然,企业不断地发展壮大,办公需求也会渐渐增加或改变,与其到那时再耗时耗力去重新选型购买、去磨合使用,不如一开始就选择功能包含更为全面的系统,既能满足企业当前的办公所需,又符合了长远的发展需要,为企业不断创造价值。
    用户在选型时选择系统oa功能全面且需要有强大的工作流支持,功能之间要相互有所关联。在后期的选型的oa软件要易操作性、易维护、易理解、易扩展、易升级、成本低,是重要的考虑要素。以协众oa系统为例,功能齐全,包括智能门户、考勤管理、工作流程、工作报表、公文管理、通知公告、会议管理、车辆管理、任务管理、文档管理、内外部邮件、项目管理、物品管理、监控管理、短信平台、人事管理、数据对接、系统管理、移动办公、企业微信等多个功能点。且关联系强,可扩展各种组件,比如电子签章、动态密钥、短信组件,可对接各种ERP系统,提供各种接口,可一键升级,无需专业技术人员手工升级维护,特别是协众软件的高级核心工作流,可以diy多样设计表单和设计复杂的流程,并实相关数据的关联和报表展现,比如员工请假可在【考勤管理】功能中的【请假登记】进行请假操作,填写完请假信息点击转一下步即可;也可以做好流程表单和业务引擎的绑定,业务引擎绑定在系统管理业务引擎,直接在【工作流程】功能中点流程发起请假流程,请假流程经由领导审批结束,数据就关联到【考勤管理】中。
    如图:
工作流程
(在工作流程中发起请假流程)
    协众oa系统的工作流程支持固定流程/自由流程/自由顺序流程/并发流程/子流程的设置,表单模版支持HTML、WORD、EXCEL形式显示,可生9种不同形式的流程,以满足客户常用和特殊的流程需要。
    oa系统功能在细化之下,责权分明,信息方便可查,事事有据可依,规范企业的管理,进而提高工作效率。
    俗话说“一分钱一分货”,产品的定价受多方面因素影响,如:水果因产地、质量、用途等方面不同而价格不同。同样产品,经过精心包装的往往比没有包装的要贵,通过第三方采购的也普遍比原厂直销的贵。那么企业在oa软件选型时是否要选择越贵越豪华的呢?价格是我们购买任何产品首先考虑的因素,性价比高的产品往往受到消费者们的青睐。同理,在功能相似、技术水平相近、价格不同的oa系统,那么性价比高且是原厂直销的更受CIO欢迎。
    随着移动互联网的发展,移动办公系统也成为oa系统的标配,oa软件选型时,也要考虑移动办公系统的功能方面、实用性等。
移动办公
    协众MO就是协众软件专门为企业用户打造的一款集成IM、办公为一体的手机协同办公系统。PC端MO可智能办理oa系统流程,管理IM聊天记录;专业化办公APP可新建群组、发语音、限时语音电话等方便即时通讯。“IM+办公”同一APP可以快速切换,省时省力,高效移动审批办公。同时客户管理的轨迹签到、轨迹查看等功能,让外勤管理更高效快捷。
    完成软件的选型购买,就进入实施部署的使用状态。在使用过程中,系统服务尤为重要,boss们希望厂商可以派专人全天候为自己的系统服务,一遇到什么问题都可以马上解决,省心。站在厂商的角度上看,成交一个客户就要派一个人到客户那里为对方专门解决问题明显不合理,一个厂商的oa系统客户可以遍布全国甚至全球,也没有那么多人手可以委派,所以一个优秀负责任的oa厂家需要通过技术创新、产品创新和服务创新等方式在保证客户系统可以正常使用更新的前提下,降低售后成本,从而达到降低产品价格的目的。再者,并不是只要有人上门就可以解决问题,哪怕是二十四小时待在服务器旁边,也无济于事,因为厂家的技术核心资料只掌握在少数核心人员手上,而他们才是真正可以解决问题的人。因为核心人员大多是公司创始人,一般会定居在一个地方,所以大部分厂家技术人员都是采用远程服务的方式服务客户。加上现在的网络远程设备及通讯工具应用简单好用,所以越来越多的客户都可以接受远程服务的方式。另外,上门的售后人员也要有一定的专业知识,比如产品功能使用知识才能更好地培训指导客户使用,厂家的售后客服人员很受客户青睐,因为厂家的售后客服人员接触的客户多、遇到的情况多、使用经验足,协助客户解决问题更为快速和准确。在这方面,协众软件实行的远程服务模式就受到广大用户的喜爱,远程安装授权版、远程进行用户培训、远程解答有关oa的各项疑问等,即使身处不同地区,在线服务也非常便捷,满意度更高。
售后远程服务
    部署一个平台便可自行高效运转,是办公人员期待的理想状态,oa软件的功能强大,技术稳定,用户使用时也需要厂家的服务保障,而不是靠非专业人员时时上门就可以做到的。
 
    协众软件建议
    (1)购买前先试用,不能仅凭几篇文章、PPT内容和别人口头讲解就立即去购买,需要自己试用,来检验产品和企业的耦合度;
    (2)考虑提供商技术研发实力,检验产品的成熟度以及知识产权是否合法;
    (3)考虑产品价格是否合理,只买好的,不买贵的;
    (4)合同与原厂是否具有法律关系,所签合同是否有效,直接关系到售后服务能否得到保障;
    (5)厂家的产品专注度和后续产品升级的相关费用情况,专注才会更专业,专业才出好产品。
    PS:本文章版权归协众软件所有,仅限个人基于欣赏、学习、研究目的查看、下载使用,并应写明文章内容转载自协众软件。
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