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协众软件 V4.2.9系统升级——流程及附件归档,增加权限管控

作者:xzadmin发表时间:2019-07-17 15:27:13点击:

    你在用的OA办公系统可以流程归档吗?
    一些特别重视流程归档的客户向我们反映:希望在流程及附件归档的基础上进行优化,比如一些特别重要的流程可以实现流程表单和附件分开归档,甚至遇到多个附件时可归档到不同的文件夹中去,方便后续查询调档;同时,他们也遇到人工归档会经常出现归档遗漏的问题,希望可通过系统控制归档附件的相关情况来解决这些问题,并且既要实现在流程审批的过程能选择性勾选可先存档后再允许流转下一步,还可以实现流程结束后附件归档到网络硬盘相应的文件夹中,有了这项功能可避免文件漏归档,还能有效确保文件存档的准确性,并且节省了人工操作繁琐程序,因此协众软件开发团队将此功能实现出来,可让升级期的新老客户升级体验使用。
 
    我们现在给大家介绍情况,目前【流程附件归档】功能已经通过我们内部测试,我们将在7月中旬发布V4.2.9版本。在此非常感谢协众软件的OA用户的功能升级建议,下面我们说下流程附件归档方式的设置方法和展现效果:
    1、流程管理归档
    流程管理中的【归档】支持在对流程或流程附件归档操作并完成归档后自动变为灰色,拥有权限的用户可清楚知道该流程是否已被归档,避免漏存档。
同时,用户可对同一流程的相应附件按照不同的分类进行单独归档,方便后续查阅管理和使用,二次归档有效保证了文件的安全性。

    流程管理【归档】步骤显示如下:
    (1)选择流程,点击【归档】按钮

    (2)进入【流程归档】选择窗口,在窗口顶部选择需要归档的内容,若全选后选择“归档到网络硬盘”导出的方式可为“图片”“网页文件”“Word文档”或直接“转存到网络硬盘”,多种存档方式的选择简便了用户分类存档的操作。

    最后,选择文件夹归档完成

    2、待办流程存档
    (1)待办流程中【允许存档】
    除了在【流程管理】中可对流程文件进行归档,还可在【待办流程】中的办理界面,对拥有流程权限的用户支持添加单一附件或选择相应附件进行存档操作,打开待办流程,添加附件后,对文件进行存档,并提交给下一步审批人。
    【存档】操作可在【流程设计】的设置步骤中进行权限分配控制,勾选后有权限的步骤出现存档操作功能,未勾选无权限的步骤则不出现存档操作功能。



    (2)待办流程中【附件全部存档完才能流转到下一步】
    在设置步骤中勾选该项后,系统则会判断在有存档权限的该步骤是否完成了全部附件的存档,只有当该步骤全部附件完成存档后才能流转至下一步。



    同样,在审批流程结束后,对于重要的文件(尤其是公文)均要进行归档,也可在流程管理进行归档处理。在OA系统内,流程归档、协作结束等自动形成知识,存储到相应的文件夹中。
    欢迎广大办公用户来免费体验协众OA协同办公系统,您提供的建议将成为我们每天前进的动力!
    协众软件V4.2.9免费试用地址:oa.cnoa.cn